工作管理:如何让自己轻松工作?(图)
网络撷图
听很多人说工作总是充满压力,要面对癫癫地的上司,到处射波的同事,还有不灵光的下属。但我一直追求轻松工作,不要OT,但又能交出满意的成绩。吸引力法则告诉我们,我们想获得的东西,总是会得到的。所以大家如果觉得工作很辛苦的话,你工作上获得都会是辛苦。轻松工作这个目标,是聪明绝顶的人才懂得为自己去追求的,相信聪明绝顶的你也不会反对。
坊间有很多关于时间管理、财务管理、情绪管理之类的书本或者文章,但专门谈“工作管理”的,似乎就不多见了。或许有人会认为时间管理本身,就包括了管理自己的工作,我却认为两者应该分开处理。
以时间管理的概念来说,是按照工作的性质和重要程度,来分配时间去工作(即以时间为核心去安排工作);但以工作管理的角度来看,就是思考某件或某些工作,如何安排时间去做(即以工作为核心去安排时间)。
很多时候我们会发现,不少工作是分阶段进行的,根本不可能在某一个时间段就可以将工作完成。例如有些工作是需要等候别人回复的话,我会尽早通知对方,在等候对方回复的时候,正好可以做其它工作。就像餐厅准备早市的时候,厨房第一时间做的一定是煲水、将食物解冻等,因为煲水等工作是需要时间,否则拖到最后才做,可能客人到来,却连热水都端不出来。
创造属于自己的工作工具
当我们常常思考如何去做工作的时候,就会开始懂得利用和创造属于自己的工具。例如以outlook 2010为例,我留意到周围的同事,都很少利用outlook的“行事历”及“工作表”功能,还在采用草纸式记事法来工作。用草纸记事是古代人的方法,列一张工作清单出来,那就不怕做漏事了。但有一个极大的问题,就是难以对清单上的某件工作,作出详细描述和跟进。在outlook可以将某件工件,设定闹钟来提醒自己,又可以写下工作目前的进度,处理过后但尚未完成的话,可以随时拉动它,拉它到明天、本周或任何时间才再次处理。
每天收拾、创造自己的工作环境
再以我看见的同事为例,他们的座位都放满一堆又一堆未处理的文件和参考数据。我在旁看见压力都非常大,觉得香港人果然非常忙碌。望见我自己座位干净整齐,我常常会怀疑自己,是不是我的工作量太少呢?其实我是每天都最少会花5分钟去收拾自己的座位,通常是放工前的时间。只要是跟我目前工作无关的文件,它们一定不会出现在我的座位上。
之前我坐的位置是公司的死角,上司基本上在房间都看不到我。后来由于一些原因,同事座位要重新安排,没人愿意坐正对上司的座位,我这个新丁就被老鬼们屈机了。他们都觉得那个位置会时常被上司看到,是充满压力的位置。反而我觉得坐在上司的前面完全没问题,不但可以完全杜绝我工作上得过且过的心态,而且我行事光明磊落,根本不会畏惧任何人。记得当时我被屈机安排坐在那座位时,老鬼们说怕我介意,上司说怕什么(但眼神没望我),我适时笑容满面说了一句:“对呀,正好可以跟上司不时深情对望下。”结果全场都笑了。
好,虽然上一段都在吹水,跟主题无关,但正好点出我的工作心态。行事光明磊落这一点我想多作补充,这并非指我不会偷懒,我都试过被上司捉到我钓鱼(瞌睡)、Whatsapp,但被捉的时候我根本怕都没怕过,做得出就敢于承认。当然我当时的情况很复杂,光明磊落的心态也有太多应用上的技巧,难以一一表述,就不详谈了。
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